Referat fra bestyrelsesmødet 23. maj 2014

 

REFERAT FRA BESTYRELSESMØDET FREDAG DEN 23. MAJ KLOKKEN 15.00 TIL 17.30

 Mødedeltagere: Karin Rasmussen, Irene Andersen, Gitte Jeppesen, Mona

                           Holse, Kent Mussegård, Kim Jørgensen og Kjeld Larsen.

 Afbud: Karin Rasmussen og Gitte Jeppesen.

 1. Godkendelse af referatet fra mødet 7. april 2014.

 Godkendt.

 2. Budget 2014.

 Kort gennemgang af budgettet for 2014 – Irene medbringer materiale.

 Forslag til budget for 2014 blev fremlagt, og det udviser et underskud på ca. 11.000 kr. Vi godkendte forslaget som et styringsredskab og vil forsøge, at minimere underskuddet, men kan pt. Ikke påpege konkrete ændringsforslag. 

3. Regnskabskontrol.

 Regnskabskontrol iht. vedtægten § 12 stk. 2.

 Regnskabsoversigt for perioden 01.01.14 – 21.05.14 blev fremlagt og gennemgået. Pr. 21.05.14 er der et ”overskud” på 1.876 kr.

 4. Nyt fra arbejdsgrupperne.

 Vedligeholdelse af bygninger (Kjeld).

1. 1. Skraldespand er flyttet ud til vejen (efter henvendelse fra REFA) og blevet ”gemt” i en kasse.

   2. Låge er blevet svejset.

   3. Indkøbt komfur og opvaskemaskine er blevet afprøvet, og da begge dele er defekte, vil vi anmode om, at handlen går tilbage. Kjeld kontakter Guldborgsund Kommune.

   4. Der ønskes udarbejdet en ”tilstandsrapport” over huset – Kjeld forsøger at få en fagperson til at udføre opgaven frivilligt!

2. Beboerblad (Kjeld) – deadline for næste nummer er 1. august.

   1. Deadline for næste blad er 1. august – indlæg m.v. sendes til Kjeld

   2. Der udsendes en ”flyer” til alle husstande i Grænge i begyndelsen af juni indeholdende oplysninger om ”FAMILIEDAG”, ”UDFLUGT 9. AUGUST” og ”INDSAMLING AF EFFEKTER TIL LOPPEMARKEDET”. Kjeld løser opgaven.

3. Hjemmeside (Karin – drøftes under pkt. 5!).

   1. Se pkt. 5.

4. Bankospil (Irene).

   1. Ny sæson starter 1. torsdag i september og fortsætter herefter 1. torsdag i måneden – dog 2. torsdag i november.

5. Loppemarked (Gitte).

   1. Der udsendes flyer i begyndelsen af juni vedr. indsamling af effekter.

   2. Der annonceres i ”Ugeavisen” (rubrik ”loppemarked”) Gitte og Annette er ”tovholdere”.

6. Inventar og forbrugsartikler (Karin).

   1. Der er foretaget optælling af inventar – der er ikke behov for supplerende indkøb p.t.

7. Udlejning (Karin).

   1. Drøftelse af uheldigt udlejningsforløb i maj. Mona kunne bekræfte, at huset ikke var rengjort før udlejningen, og at en klage var berettiget. Episoden faldt uheldigvis sammen med, at køleskabet havde en ubehagelig lugt (der stod ”råddent” vand i fordampningsbakken på kompressoren) – og at opvaskemaskinen ”stod af”.

   2.  Kjeld har efterfølgende modtaget en klage fra lejer – og truffet den ”formandsbeslutning”, at vi tilbagebetaler 500 kr. af lejen!

   3. Vi besluttede, at prisen for leje af beboerhuset sættes op fra 1.200 kr. til 1.500 kr., og at vi fremover benytter dette provenu på 300 kr. til køb af rengøringshjælp. Huset skal herefter rengøres umiddelbare forud for hvert lejemål!

   4. Ved møde 3. juni (Kent deltog ikke), blev det besluttet, at vi fastholder den ”gamle ordning” indtil videre. Vi må så sørge for, at huset er gjort rent inden hver udlejning!

       

   5. 5. Hjemmeside.

       

      Skal vi få opbygget en ny hjemmeside?. Hvis ”Ja”: 

• Krav til hjemmesiden – hvad skal den kunne?

• Økonomi?

• Tidsplan.

  NB: Irene bedes videresende det materiale, hun har indhentet hos en mulig leverandør!

   

  Det tilsendte forslag blev drøftet, og vi besluttede at investere i en ny hjemmeside. Irene formidler kontakt – Karin og Kjeld deltager i arbejdet med at opbygge den nye side.

    

  6. Planlægning af ”Familiedag” den 15. juni.

    Hvad skal dagen indeholde?

• Mulighed for køb af kaffe m.v.?

• Arbejdsfordeling.

   

  Der var umiddelbart ingen blandt de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer, der havde mulighed for at deltage i afvikling af dagen – Gitte havde forud meddelt, at hun kan deltage i afviklingen af dage. Kjeld kontakter Gitte for at høre, om hun kan stå for dagen med hjælp fra andre – hvis dette ikke kan lade sig gøre, bliver arrangementet aflyst, og der udsendes meddelelse herom!

    

  7. Planlægning af udflugt 9. august.

   Program for dagen.

• Tilmeldingsfrist.

• Deltagerpris.

• Andet???

   

  Mona havde indhentet materiale fra Koldkrigsmuseet på Stevns – pris ca. 3.000 kr. for max. 30 deltagere. 

• AT dagen starter kl. 9.00 – afgang i privatbiler fra beboerhuset.

• AT der rundvisning på museet kl. 11.20 (vi skal være der kl. 11.00)

• AT der herefter er spisning af den medbragte frokost ved museet.

• AT der herefter er mulighed for at besøge/bese andre af seværdighederne på Stevns (vejrafhængigt) – kaffe og hjemkørsel.

• AT deltagerprisen er 100 kr. – dog 250 kr. for 2 voksne med børn.

• AT beboerforeningen afholder kørselsudgifterne.

• AT tilmelding sker til Irene på tlf. 54774167 eller mail kasserer1@gmail.com

• AT tilmeldingsfristen er 1. juli – alt dette orienteres der om via flyer!  

   

  8. Legepladsudvalg.

   

  En beboer forespurgte ved sidste bestyrelsesmøde, hvorvidt Beboerforeningen vil være behjælpelig med etablering af en legeplads i Grænge. Bestyrelsen havde en kort drøftelse på mødet, hvor bl.a. følgende emner kom på banen: 

• Placering? – bestyrelsen foretrækker, at en evt. legeplads etableres ved beboerhuset.

• Udformning? – bestyrelsen foretrækker, at pladsen etableres som en ”familieplads” med faciliteter for både børn og voksne.

• Økonomi?  – bestyrelsen ser ikke umiddelbart mulighed for, at Beboerforeningen kan afse midler til projektet, men vi står gerne bag ansøgninger til kommune og fonde.

• Udvalgets sammensætning? – bestyrelsen bør være ”pænt” repræsenteret i et evt. udvalg.

• Andet??

   

  Vi besluttede at nedsætte en arbejdsgruppe bestående, der arbejder videre med sagen! 

    

  9. Evaluering af affaldsindsamlingen 27. april.

   Ejder videre med sagen!

  Orientering (Kim) og drøftelse.

   

  Indsamlingen forløb fint, ca. 10 deltagere. Der var ikke så meget at samle op – positivt! Efter indsamlingen blev deltagerne trakteret med sandwich, øl og vand. Der var lidt ”forvirring” vedr. tilmeldingen – det var alligevel Refa, der stod for indsamlingen – herunder udlevering af materialer og afhentning af affald.

   

  10. Eventuelt.

   

  Kjeld orienterede om møde i Toreby 19. maj, hvor Karin og Kjeld deltog. DLS står som initiativtager, og formålet er, at få de lokale foreninger til at samarbejde – med henblik på, at dette skulle gøre vores område mere attraktivt for nye tilflyttere! DLF har fået nogle fondsmidler til afvikling af projektet – kommunen er med ”på sidelinjen” – Eskilstrup er også udpeget som indsatsområde. Vi vil deltage i projektet ”lidt tilbagelænet”, da vi p.t. ikke kan se, hvad formålet er, og hvad vi kan få ud af det!

•  

  Forslag om 2 rejseaftener i efteråret – Jette og Kjeld kan fortælle om ”pilgrimsvandring på cykel fra Pamplona til Santiago” og Birgit Bjerre og Ole Fornitz, Sundby) har forskellige rejseforedrag at byde på. Birgit og Ole tager et beskedent honorar! Datoerne fastsættes på næste bestyrelsesmøde.

   

  For referatet – Kjeld